NOM-035 RRHH qué exige: todo lo que debes saber como gerente
La NOM-035 es una de las preguntas más frecuentes entre gerentes y coordinadores de Recursos Humanos en México. Y con razón: esta norma es una obligación legal activa para cualquier empresa con más de 15 colaboradores.
La Secretaría del Trabajo y Previsión Social puede verificar su cumplimiento en cualquier visita de inspección, con sanciones que pueden superar los $422,000 pesos por incumplimiento grave.
Qué exige la NOM-035 RRHH y por qué estas fallas son tan comunes
La Norma Oficial Mexicana NOM-035-STPS-2018 establece los lineamientos para identificar, analizar y prevenir l factores de riesgo psicosocial en el trabajo.
Para RRHH, esto implica tres responsabilidades principales:
1. NOM-035 obliga a identificar factores de riesgo psicosocial
La norma establece seis categorías de factores de riesgo que deben evaluarse:
- Condiciones en el ambiente de trabajo
- Carga laboral excesiva
- Falta de control sobre el trabajo
- Jornadas laborales extensas
- Interferencia trabajo-familia
- Liderazgo y relaciones laborales negativas
El área de RRHH debe aplicar las guías correspondientes según el tamaño de la empresa y conservar evidencia documental del proceso.
No basta con realizar el diagnóstico: también debe poder demostrarse ante una auditoría.
2. Adoptar medidas de prevención y control
Identificar riesgos no es suficiente.
La STPS exige que las empresas implementen acciones concretas para prevenir o reducir los factores detectados, incluyendo:
- Responsables asignados
- Fechas de seguimiento
- Evidencia documental
- Registro de avances
RRHH debe coordinar el seguimiento con líderes de área y mantener toda la información actualizada.
3. Difundir la política y atender casos de violencia laboral
La empresa debe contar con una política de prevención de riesgos psicosociales y violencia laboral.
Además, debe existir evidencia de que esta información fue comunicada a los colaboradores mediante:
- Correos con acuse de lectura
- Firmas de recibido
- Listas de asistencia
- Sesiones informativas
También es obligatorio contar con un mecanismo interno para reportar y gestionar casos de violencia laboral.
Toda esta documentación debe estar disponible ante cualquier revisión de la STPS.
Los 5 errores de RRHH que generan multas por NOM-035
Sin embargo, durante las auditorías, muchas empresas sí realizaron acciones relacionadas con la NOM-035, pero fallan porque no cuentan con la evidencia correcta.
Estos son los errores más comunes:
1. Hacer el diagnóstico pero no conservar evidencia
Muchas empresas aplican cuestionarios o evaluaciones, pero no guardan:
- Resultados procesados
- Informes de análisis
- Evidencia documental del proceso
De hecho, para la STPS, si no existe evidencia, el diagnóstico no existe.
2. Tener la política redactada pero no difundida
Además, la política de prevención no cumple su función legal si únicamente está archivada en RRHH.
La empresa debe demostrar que todos los colaboradores la conocen y recibieron la información.
Sin evidencia de difusión, no existe cumplimiento formal.
3. Plan de acción sin seguimiento documentado
Uno de los documentos más revisados durante una auditoría es el seguimiento del plan de acción.
La STPS espera encontrar:
- Fechas de ejecución
- Responsables asignados
- Evidencia de avance
- Registros actualizados
De lo contrario, si no existe seguimiento documentado, el plan pierde valor ante una inspección.
4. Confundir NOM-035 con una encuesta de clima laboral
La NOM-035 no es únicamente una iniciativa de bienestar organizacional.
Se trata de una obligación normativa con requisitos específicos de:
- Evaluación
- Evidencia documental
- Procedimientos
- Seguimiento
Muchas empresas cumplen parcialmente el objetivo, pero, no los requisitos legales.
5. Documentación dispersa e inaccesible
En muchas empresas, la información queda repartida entre distintas áreas:
- La consultoría tiene los diagnósticos
- Comunicación interna guarda las políticas
- Los líderes almacenan evidencias en correos personales
Cuando llega una auditoría, RRHH necesita acceder rápidamente a toda la documentación.
Si la información está dispersa, aumenta el riesgo de incumplimiento.
NOM-035 RRHH qué exige: conclusión y próximos pasos
En muchas empresas, la información queda repartida entre distintas áreas:
- La consultoría tiene los diagnósticos
- Comunicación interna guarda las políticas
- Los líderes almacenan evidencias en correos personales
Cuando llega una auditoría, RRHH necesita acceder rápidamente a toda la documentación.
Si la información está dispersa, aumenta el riesgo de incumplimiento.
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