En la Parte 1 esta guía explicamos qué le exige exactamente la NOM-035 al área de RRHH y los cinco errores más comunes que generan multas de la STPS.
En esta segunda parte vamos al proceso concreto: cómo documentar el cumplimiento paso a paso, qué busca un inspector durante una auditoría y el checklist que tu área de RRHH debe tener listo antes de cualquier visita.
La diferencia entre una empresa que supera una auditoría y una que recibe una sanción rara vez está en realizar el proceso.
En muchos casos, el problema está en la evidencia documental y en qué tan organizada se encuentra cuando llega el inspector.
Qué busca exactamente un inspector de la STPS en una auditoría NOM-035
Los inspectores de la STPS no realizan revisiones generales.
Por el contrario, siguen una lista de verificación específica y revisan punto por punto la documentación de cumplimiento.
Estos son algunos de los documentos y evidencias que pueden solicitar:
| Documento / Evidencia | Para qué lo usa el inspector |
|---|---|
| Política de prevención firmada y vigente | Verificar que existe, está actualizada y fue difundida |
| Evidencia de difusión de la política (correos, acuses, listas) | Confirmar que los colaboradores la conocen |
| Cuestionarios de evaluación aplicados (para +50 empleados) | Revisar que el diagnóstico se realizó correctamente |
| Plan de acción con medidas, responsables y fechas | Validar que existen acciones concretas |
| Registros de seguimiento al plan de acción | Confirmar que el plan realmente se ejecutó |
| Mecanismo de reporte de violencia laboral y casos atendidos | Verificar que existe un canal formal |
| Programa de entorno favorable (para +50 empleados) | Revisar acciones activas de bienestar organizacional |
NOM-035: cómo documentar el cumplimiento paso a paso
Con un proceso ordenado, documentar el cumplimiento de la NOM-035 no tiene que ser complicado.
Además, tampoco debe convertirse en un proyecto que paralice al equipo de RRHH.
Estas cinco fases ayudan a estructurar el proceso y dejar evidencia sólida para cualquier auditoría.
Paso 1 — Diagnóstico inicial: ¿en qué etapa está tu empresa?
Antes de cualquier acción, define qué obligaciones aplican según el tamaño de la empresa y qué documentación ya existe.
Por ejemplo:
- Las empresas de 15 a 50 colaboradores aplican la Guía de Referencia I
- Las empresas con más de 50 colaboradores aplican también la Guía II
- Además, las empresas de más de 50 empleados deben implementar un programa de entorno organizacional favorable
Este primer diagnóstico ayuda a detectar vacíos antes de una inspección.
Paso 2 — Redactar y difundir la política de prevención
La política debe incluir:
- El compromiso de la dirección
- La prevención de riesgos psicosociales
- La prohibición expresa de violencia laboral
Además, debe estar firmada por el representante legal y difundida a todos los colaboradores con evidencia de recepción.
Recomendaciones prácticas
- Crear el documento con fecha y firma oficial
- Difundirlo por correo o canales internos
- Solicitar confirmación de lectura o firma de recibido
- Guardar todos los acuses dentro del expediente NOM-035
De lo contrario, la empresa podría tener la política redactada, pero no demostrar su difusión.
Paso 3 — Aplicar el diagnóstico con evidencia documentadaAplica las guías de referencia correspondientes y genera un informe con los factores de riesgo identificados.
Asimismo, es importante conservar:
- Cuestionarios aplicados
- Resultados procesados
- Resúmenes estadísticos
- Evidencia documental del proceso
No basta con realizar el diagnóstico.
Además, también debe poder comprobarse ante una auditoría.
Qué debe documentarse
- Metodología utilizada
- Fechas de aplicación
- Número de participantes
- Informe firmado por RRHH
Finalmente, toda la documentación debe archivarse correctamente.
Paso 4 — Diseñar y ejecutar el plan de acción con seguimiento
Después del diagnóstico, la empresa debe definir acciones concretas para atender los factores de riesgo detectados.
Cada acción debe incluir:
- Responsable asignado
- Fecha de implementación
- Mecanismo de seguimiento
- Evidencia documental de avance
Este es uno de los puntos donde más empresas fallan durante una auditoría.
Qué debe incluir el seguimiento
- Revisiones periódicas
- Evidencia de cumplimiento
- Actualización de avances
- Registro de responsables
Recomendaciones clave
- Asignar responsables con nombre y cargo
- Establecer fechas de revisión periódica
- Registrar avances con evidencia verificable
Sin seguimiento documentado, el plan pierde valor ante la STPS
Paso 5 — Establecer el mecanismo de reporte y atención
La empresa debe contar con un canal formal para reportar situaciones de violencia laboral.
Además, el mecanismo debe:
- Ser comunicado a todos los colaboradores
- Tener evidencia de difusión
- Garantizar confidencialidad
- Registrar reportes y acciones tomadas
El canal puede ser interno o externo.
Sin embargo, debe existir documentación del proceso y seguimiento de cada caso.
Clave operativa para RRHH
Centraliza toda la documentación de NOM-035 en un solo expediente digital organizado por secciones.
De esta manera, cuando llegue una auditoría, RRHH no tendrá que buscar información en correos, carpetas dispersas o archivos físicos.
En inspecciones, el tiempo de respuesta puede ser determinante.
Checklist: lo que debe tener listo RRHH antes de una auditoría
Antes de cualquier visita de inspección de la STPS, verifica que exista lo siguiente:
Documentos y evidencias obligatorias
- Política de prevención de riesgos psicosociales y violencia laboral
- Evidencia de difusión de la política
- Diagnóstico de factores de riesgo aplicado
- Informe de resultados del diagnóstico
- Plan de acción con medidas concretas
- Registros de seguimiento
- Mecanismo de reporte documentado
- Registro de reportes y acciones tomadas
Obligaciones adicionales para empresas con más de 50 colaboradores
- Cuestionarios de evaluación aplicados
- Resultados analizados y documentados
- Programa de entorno organizacional favorable
- Evidencia de implementación y seguimiento
- Documentación centralizada y accesible
Cómo la tecnología reduce la carga operativa de todo este proceso:
Uno de los principales retos para RRHH no es la falta de intención de cumplimiento. En realidad, el problema suele ser la falta de sistemas para centralizar la información.
Cuando la documentación está repartida entre correos, carpetas físicas y plataformas desconectadas, mantenerla actualizada se vuelve mucho más complejo.
Con ABBY, RRHH puede mantener toda la información organizada desde un solo lugar.
- Expedientes y documentos digitales centralizados
- Vacaciones, ausencias y justificantes en una sola plataforma
Además, la información puede consultarse desde web y app móvil.
Historial de movimientos y registros por colaborador
Resultado práctico para RRHH
Las áreas que centralizan su documentación en un sistema digital reducen significativamente el tiempo de preparación ante auditorías.
Además, disminuyen el riesgo de presentar evidencia incompleta o desactualizada.
Documentar correctamente el cumplimiento de la NOM-035 no requiere meses de trabajo ni un equipo especializado.
Requiere un proceso claro, evidencia organizada y un sistema que permita acceder rápidamente a toda la documentación cuando el inspector llegue.
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